Росархив утвердил новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях. Соответствующий приказ от 31.07.2023 № 77 опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации.

       Напомним, до настоящего времени применялись правила организации хранения архивов в организациях, утвержденные приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526. Теперь полномочия по утверждению данных правил переданы в Федеральное архивное агентство.

       В связи с этим Росархив утвердил новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Документ определяет, в том числе порядок и требования к организации хранения документов по личному составу.

       В обновленных правилах изменены требования к помещениям, где размещается архив. В частности, дополнительно установлено, что для освещения помещения архива можно применять не только лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью, но и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники.

       Также приказ содержит обновленные формы:

  • номенклатуры дел организации;
  • номенклатуры дел структурного подразделения организации
  • акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;
  • описи электронных документов;
  • описи дел по личному составу;
  • акта о технических ошибках в учетных документах;
  • книги учета поступления и выбытия дел, документов;
  • акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;
  • акта конвертации электронных архивных документов.

       Новые правила вступят в силу с 17 сентября 2023 года.